Stworzenie zoptymalizowanej pod względem ergonomii i wydajności przestrzeni biurowej wymaga sporej wiedzy i odpowiednich przygotowań. Jeśli planujemy tzw. open office, czyli przestrzeń otwartą, niepodzieloną na mniejsze pomieszczenia, musimy szczególnie zadbać o odpowiednie zaplanowanie wszelkich instalacji. Nic nie psuje estetyki i ergonomii tak jak luźne, plączące się nieustannie kable. Bardzo ważną dla zdrowia i wydajności pracowników jest też kwestia oświetlenia oraz dobór foteli do wysokości biurek.
Stanowiska komputerowe w biurze zazwyczaj wymagają nie tylko podłączenia do źródła energii elektrycznej, ale także wzajemnego połączenia w wewnętrzną sieć. O ile tego pierwszego nie wykonamy samodzielnie, ze względu na konieczność posiadania stosownych uprawnień, o tyle organizacja przewodów jednostek centralnych i wewnętrznej sieci informatycznej jest już zadaniem, którego możemy się podjąć. W odpowiednim zarządzaniu przewodami pomocne będą przeróżne prowadnice, opaski kablowe i zaciski. Kable nie powinny zwisać luźno pod biurkiem, unikajmy nieestetycznej plątaniny na podłodze. Możemy pokusić się też o wycięcie w blatach biurek specjalnych otworów. Jeśli wewnętrzna sieć komputerowa obejmuje kilka pomieszczeń, warto zastosować przepust kablowy w ścianie. Pozwoli on w estetyczny sposób wyprowadzić przewody z pomieszczenia, zabezpieczy je też przed uszkodzeniem.
Kwestia oświetlenia stanowisk pracy biurowej jest regulowana przepisami BHP. W celu prawidłowego oświetlenia biura możemy, a nawet powinniśmy zasięgnąć porady specjalisty. Nienaturalne, zbyt jaskrawe lub zbyt ciemne, rozproszone światło będzie wpływać bezpośrednio na skupienie i efektywność naszych pracowników. Już samo światło monitora potrafi być męczące, zwróćmy więc też uwagę na jakość wyświetlaczy. Pomocne w tym procesie będzie oświetlenie szynowe oraz osobne doświetlenie każdego stanowiska w postaci lampki biurkowej. Starajmy się też planować stanowiska w taki sposób, by miały one jak największy dostęp do światła dziennego.
Przy wyborze wyposażenia naszego biura nie kierujmy się wyłącznie ceną. Najtańsze fotele biurowe i niskiej jakości biurka mogą przez swoją niewygodę skutecznie utrudniać pracę. Oczywiście, pracownik nie musi czuć się jak w domu, ale nie może też siedzieć przez kilka godzin dziennie na fotelu, który będzie uwierał i wymuszał niezdrową postawę. Przełoży się to negatywnie, podobnie jak w przypadku oświetlenia, na wydajność i jakość pracy. Zawsze starajmy się projektować stanowiska robocze w taki sposób, by były one przyjazne i komfortowe dla pracujących na nich ludzi.
