Organizując konferencję nie powinniśmy decydować się na wybór pierwszej lepszej sali. To właśnie nieprzemyślane wybory dotyczące miejsca przeprowadzenia wydarzenia należą do najczęstszych i najbardziej zauważalnych błędów w organizacji konferencyjnych spotkań.
Optymalnie dobrane miejsce będzie się, jednak miało nijak do całości, jeśli przy jego wyborze zostanie przekroczony nasz budżet. Plan działania oraz uprzednie przygotowanie projektu spotkania wymuszą na nas określenie potencjalnych kosztów, które powinny rozłożone być – przynajmniej mniej więcej – równomiernie. Nie może zatem dojść do takiej sytuacji, gdzie 3/4 budżetu zostanie użyte wyłącznie na opłacenie samej sali. Poza tym, wybrana powierzchnia nie może być ani za duża, ani za mała – przy podejmowaniu decyzji powinniśmy również sprawdzić akustykę sali. To jak roznosi się głos oraz dźwięki jest jednym z najważniejszych elementów konferencji, dodatkowo warto dopytać właściciela, co znajduje się w sąsiednich wnętrzach. Zdarzają się bowiem przypadki, iż przeprowadzane zaraz obok inne spotkania potrafią zakłócić przebieg naszego, zwłaszcza jeśli mury nie są wystarczająco szczelne.
Sala konferencyjna powinna także posiadać mobilny dostęp do gniazdek elektrycznych, a także sprzęt elektroniczny umożliwiający płynne i komfortowe odtwarzanie treści. Jeśli chcemy bardziej zadbać o stan uczestników konferencji, dobrym rozwiązaniem okazać się może wynajęcie cateringu i zapewnienie pożywienia w trakcie przerw pomiędzy spotkaniami. Nie tylko posłuży to ich integracji, ale pozytywnie wpłynie na odbiór całej rozpiski wydarzeń.
Sprawdź ofertę: sala konferencyjna w hotelu, w okolicach Poznania – Wzgórze Toskanii.
